Autorización de tratamiento de información y datos personales

Introducción.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) (Reglamento 2016/679) es una legislación aprobada por el Parlamento Europeo, el Consejo de la Unión Europea y la Comisión Europea con el propósito de fortalecer la protección de datos para todas las personas, tanto dentro como fuera de la Unión Europea (UE). Con el RGPD, los ciudadanos y residentes tienen mayor control sobre sus datos personales, al mismo tiempo que simplifica el marco normativo para los negocios internacionales al unificar la regulación. El Reglamento fue adoptado el 27 de abril de 2016 y entró en vigencia el 25 de mayo de 2018, después de un período de transición de dos años. A diferencia de una directiva, el RGPD no requiere que los gobiernos nacionales aprueben legislación adicional, ya que tiene carácter vinculante y se aplica directamente en todos los Estados que mantienen relaciones comerciales con la Unión Europea.

La compañía INMIGRACIÓNOK LLC ha desarrollado una "Política de Tratamiento de Datos Personales" con el objetivo de cumplir con las regulaciones del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en el Estado de New Jersey, donde se encuentra nuestra sede principal. Esta política está dirigida a nuestros clientes, así como a personas naturales y jurídicas, y abarca los lineamientos y controles necesarios para garantizar la confianza de todas las partes interesadas. Implementamos medidas técnicas y organizativas para asegurar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y seguridad de los datos personales que procesamos.

La compañía INMIGRACIÓNOK LLC, ofrece a todos nuestros clientes y a las personas que actualmente forman parte de nuestra organización, ya sea como empleados o proveedores, la garantía de que los datos personales obtenidos en el contexto de las operaciones que se soliciten o celebren con nuestra organización serán tratados de acuerdo con los principios y obligaciones establecidos en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y para todos los propósitos relevantes. Esta información se encuentra disponible en la siguiente ubicación:
URL Política de tratamiento de datos website: https://www.inmigracionokabogados.com/politica-tratamiento-datos

Objetivos.

La política de tratamiento de datos personales de INMIGRACIÓNOK LLC tiene como objetivo principal proteger y respetar los datos personales de sus clientes, empleados y proveedores. Esta política abarca desde el manejo legal de las solicitudes y reclamaciones, hasta el cumplimiento de las normas de protección de datos y la protección de los intereses y necesidades de los titulares de la información personal.
Cumplir con las leyes y regulaciones aplicables a la política de Tratamiento de Datos, específicamente el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) que rige al estado de New Jersey en los Estados Unidos.
Establecer principios y prácticas de tratamiento de datos para la recepción, recopilación, uso, almacenamiento, transferencia y borrado de los mismos mediante el consentimiento informado y durante todas las etapas donde se requiera la información para garantizar la prestación del servicio o del producto contratado.
Garantizar la seguridad de los datos contra el acceso no autorizado, la pérdida, la divulgación, la alteración o la destrucción.
Promover la transparencia y la comunicación en relación con las prácticas de tratamiento de datos, proporcionando información clara y comprensible a los titulares de datos sobre cómo se utilizan sus datos personales y cuáles son sus derechos.
Establecer responsabilidades y gobierno dentro de la organización para garantizar el cumplimiento de la política, así como establecer mecanismos de rendición de cuentas y de respuesta a consultas, quejas y solicitudes de los titulares de datos.

Alcance.

La política de tratamiento de datos personales de la compañía INMIGRACIONOK LLC tiene un alcance amplio y abarca diversas áreas para garantizar la protección de la información personal de los titulares.

En primer lugar, la política se compromete a dar un trámite legal a las solicitudes y reclamaciones realizadas por los Titulares de la Información. Esto implica que la compañía se asegurará de manejar adecuadamente cualquier solicitud o reclamación relacionada con los datos personales, ya sea proveniente del titular de la información o de una persona autorizada por el titular.

Además, la política se asegura de cumplir con las exigencias de la normatividad vigente RGPD en materia de Protección de Datos Personales. Esto significa que INMIGRACIONOK LLC se compromete a seguir todas las leyes y regulaciones relacionadas con la protección de datos personales para garantizar que los datos sean tratados de manera legal y segura. También se comprometen a cumplir con cualquier exigencia originada en el principio de responsabilidad demostrada, lo que implica que asumirá el compromiso de proteger los datos personales.

Otro aspecto clave de la política es brindar la debida protección a los intereses y necesidades de los titulares de la información personal tratada por la compañía. Esto significa que INMIGRACIONOK LLC se esforzará por salvaguardar la información personal de sus clientes y asegurarse de que se utilice de manera segura y responsable. Esto puede incluir medidas de seguridad adecuadas, como la encriptación de datos, el acceso restringido a la información y la implementación de controles internos para evitar el acceso no autorizado.

Referencias.

El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos)
Procesos internos de la Organización

Glosario y Definiciones.

ACCESO RESTRINGIDO: Se refiere a un nivel de acceso limitado y controlado sobre la información personal de los clientes de INMIGRACIONOK LLC. Esto significa que solo las personas autorizadas y con los permisos adecuados pueden acceder a los datos personales almacenados. Se establecen algunos parámetros como perfiles, roles y medidas técnicas para garantizar que solo aquellos que tengan la autorización correspondiente puedan acceder. Esto ayuda a proteger la privacidad y confidencialidad de los datos personales, evitando su divulgación o uso no autorizado.
ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS: El área dentro de la compañía INMIGRACIONOK LLC, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la política de protección de datos personales y la implementación del programa integral de protección de datos personales es la Dirección de TI, junto con el Oficial de Protección de Datos y Seguridad y la Dirección de Servicio al Cliente (SAC) quien será la responsable de atender y responder las PQRs asociadas al tratamiento de la información.
BASE DE DATOS: Es un conjunto estructurado y organizado de datos de los clientes con información de carácter personal que son objeto de tratamiento. La base de datos puede incluir archivos, fotos, videos, formatos físicos y pruebas de diligenciamiento de formatos electrónicos. En el caso de INMIGRACIONOK LLC estos datos se manejan con el CRM.
CALIDAD DEL DATO: Los datos suministrados por el cliente (Titular) deben cumplir con los principios de veracidad, completitud, exactitud, actualización, comprobabilidad y comprensibilidad. En caso de tener datos personales parciales, incompletos, fraccionados o erróneos, la compañía INMIGRACIONOK LLC deberá detener los procesos asociados que incluyan estos datos hasta que el cliente o “Titular” realice la respectiva corrección
CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales serán tratados exclusivamente por el personal de INMIGRACIONOK LLC que desempeñe funciones relacionadas con el producto o servicio contratado. No se permitirá la divulgación de datos personales a personas NO autorizadas ni a otras empresas o individuos externos por parte de ningún miembro de INMIGRACIONOK LLC.
CONSENTIMIENTO INFORMADO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Consiste en obtener un consentimiento expreso e informado por parte del cliente, y/o titular de la información con el fin de autorizar el tratamiento de sus datos personales y los de sus familiares. Este consentimiento se solicita de manera voluntaria, informada y explícita, con el propósito de permitir la prestación de un producto o servicio al interior de INMIGRACIONOK LLC, así como facilitar la reclamación por parte del Titular hacia INMIGRACIONOK LLC en caso de identificar un uso inadecuado de sus datos. El consentimiento informado es un proceso fundamental en el ámbito de la protección de datos y los derechos de privacidad.
CONFIDENCIALIDAD: Consiste el manejo de la de seguridad de la información que establece los tipos de acceso de la información y bajo qué circunstancias o procesos de la organización se puede acceder a la misma. Todos los trabajadores de la empresa INMIGRACIONOK LLC han firmado dentro de la contratación las cláusulas referentes a Confidencialidad de la información para el debido tratamiento de los datos de los clientes.
DATOS PERSONALES: Los datos personales se refieren a la información que pueda ser vinculada con una o varias personas naturales específicas o que pueda permitir su identificación. En otras palabras, los datos personales son aquellos que están relacionados con una persona en particular, tratándola como individuo único e identificable.
DATOS PÚBLICOS: Son los datos que NO se consideran privado o sensible, como por ejemplo el estado civil de las personas, su profesión u oficio, su calidad de comerciante. Los datos públicos pueden estar contenidos en registros y documentos públicos como escrituras, gacetas, boletines oficiales, sentencias judiciales entre otros que NO sean objeto de reserva.
DATOS SEMIPRIVADOS: Es la información que no se considera de naturaleza reservada ni tampoco pública, pero que se conoce o divulga dentro de un sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como por ejemplo los datos bancarios, financieros, crediticios y de actividades comerciales.
DATOS SENSIBLES: Se refiere a los datos que afecta la privacidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación o algún tipo de exclusión, tales como raza u origen étnico, partidos políticos a los que pertenece, su religión o filosofía de vida, la pertenencia a sindicatos o organizaciones sociales de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, orientación sexual e información biométrica.
DERECHO DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: Para el tratamiento de los datos de niños, niñas y adolescentes INMIGRACIONOK LLC se asegurará de manejar aquellos datos que sean de “naturaleza pública”. Es decir, el tratamiento de los datos personales de los menores de 18 años, al margen de su naturaleza, pueden ser objeto de tratamiento siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, las niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto de sus derechos prevalentes.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. Actúa como encargado del tratamiento de datos personales en los casos, en los que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del Tratamiento.
INFORMACIÓN DIGITAL: Se considera información digital a aquella que es almacenada o transferida por medios electrónicos y digitales, como el correo electrónico, diligenciamiento de formatos, transferencia de fotografías o la transcrita en bases de datos u otros sistemas de información.
POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Es un documento que contiene el conjunto de principios, lineamientos y procedimientos establecidos por la compañía INMIGRACIONOK LLC para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales para sus procesos operativos.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la información y/o el Tratamiento de los datos. INMIGRACIONOK LLC actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. En el caso del servicio contratado, el titular puede proporcionar datos personales de sus familiares (padres, hermanos, esposo/a, hijos), según corresponda al servicio contratado. Antes de suministrar todos los datos, el titular deberá firmar el consentimiento informado para el tratamiento de los datos, otorgando así la autorización a INMIGRACIONOK LLC para gestionar tanto su información personal como la información familiar.
TRATAMIENTO: Se considera tratamiento de datos personales a cualquier operación o conjunto de operaciones llevadas a cabo por INMIGRACIONOK LLC o que incluye la recolección, almacenamiento, uso, circulación y eliminación de dichos datos.
TRANSFERENCIA: La transferencia de datos es el proceso mediante el cual se envía información o datos personales desde un responsable y/o encargado del tratamiento hacia un receptor autorizado (entidades estatales, por ejemplo), que también asume la responsabilidad del tratamiento de datos. Esta transferencia se realiza con el propósito de brindar el servicio contratado por el “Titular” de los datos.
TRANSMISIÓN: La transmisión de datos personales implica la transferencia de dicha información a otra persona, compañía o entidad autorizada y que haga parte de las actividades relacionadas con el servicio contratado por el cliente. Su objetivo principal es permitir la realización de actividades específicas necesarias para brindar el servicio contratado de manera efectiva.

Principios.

Licitud, lealtad y transparencia: El tratamiento de datos personales debe ser realizado de manera legal, justa y transparente para obtener la confiabilidad del titular de los datos, siguiendo las leyes vigentes del Estado de New Jersey en los Estados Unidos.
Libertad: Sólo pueden manejarse los datos personales con el consentimiento informado, previo y expreso del Titular. No podrán ser obtenidos de otras fuentes externas no autorizadas o divulgados sin previa autorización.
Limitación de la finalidad: Los datos personales serán recopilados con un propósito y finalidad específicos y legítimos, y no podrán ser tratados posteriormente para otros propósitos diferentes.
Necesidad y Temporalidad: Se deben recopilar únicamente los datos personales necesarios y relevantes para el propósito o finalidad establecidos. Además, deben ser conservados durante el tiempo necesario para cumplir con dicho propósito.
Calidad, Exactitud y Veracidad: Los datos personales deben ser precisos, completos, actualizados, comprobables, comprensibles y verídicos. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Si se detecta alguna inexactitud, se debe detener el tratamiento hasta que sean corregidos por parte del Titular.
Transparencia: Se debe garantizar el derecho del “Titular” a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información por parte del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, acerca de la existencia de datos que le conciernan. El Titular haciendo uso de los canales de comunicación de INMIGRACIONOK LLC puede solicitar información de los trámites realizados.
Limitación de la conservación: Los datos personales deben ser conservados durante el tiempo necesario para cumplir con el propósito o finalidad establecidos. No se deben conservar por más tiempo del necesario con una determinada para el borre de la información.
Confidencialidad y Acceso: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas o entidades autorizadas por el Titular para los procesos del servicio contratado con la empresa INMIGRACIONOK LLC
Seguridad, Integridad y Circulación Restringida: Los datos personales deben ser tratados de forma segura, protegiéndolos contra el acceso no autorizado, la pérdida, la alteración o divulgación. La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, deberá manejarse con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los documento, imágenes y registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

Leyes.

EL REGLAMENTO GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS (RGPD): (Reglamento 2016/679) es una legislación aprobada por el Parlamento Europeo, el Consejo de la Unión Europea y la Comisión Europea con el propósito de fortalecer la protección de datos para todas las personas, tanto dentro como fuera de la Unión Europea (UE). A diferencia de una directiva, el RGPD no requiere que los gobiernos nacionales aprueben legislación adicional, ya que tiene carácter vinculante y se aplica directamente en todos los Estados que mantienen relaciones comerciales con la Unión Europea.
IDENTITY THEFT PREVENTION ACT (ITPA): Establece medidas de protección contra el robo de identidad y requiere que las entidades implementen salvaguardias razonables para proteger la información personal de los residentes de New Jersey.
CONSUMER FRAUD ACT: Protege a los consumidores de prácticas comerciales fraudulentas, incluyendo la divulgación no autorizada de datos personales.
DATA BREACH NOTIFICATION LAW: Establece los requisitos para notificar a los residentes de New Jersey en caso de una violación de seguridad que resulte en la divulgación no autorizada de datos personales.
PERSONAL INFORMATION AND PRIVACY PROTECTION ACT (PIPPA): Protege la privacidad de la información personal y establece requisitos para la recopilación, uso y divulgación de datos personales por parte de las entidades.
CHILDREN'S ONLINE PRIVACY PROTECTION ACT (COPPA): Aunque es una ley federal, el estado de New Jersey también aplica y respalda esta ley, que protege la privacidad de los niños menores de 13 años en línea y regula la recopilación de su información personal.

Autorización del Titular.

El titular de los datos personales debe dar su autorización previa, expresa e informada para su tratamiento, la cual deberá ser obtenida por medio escrito u oral que pueda ser objeto de consulta posterior. En el caso de los niños, niñas y adolescentes, la autorización de tratamiento la dará su representante legal, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. No será necesaria la autorización para el tratamiento del titular de los datos personales en los siguientes casos:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Datos que tienen que ver con condición médica.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil y documento de identidad de las Personas.

Finalidades Tratamiento de la Información Clientes.

Dar cumplimiento a los objetivos y funciones establecidas en la RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) que busca proteger los derechos de privacidad y protección de datos y que regula la mayoría de los Estados en los Estados Unidos. El GDPR otorga a los individuos derechos sobre sus datos, incluyendo el acceso, rectificación, eliminación y portabilidad de los mismos.
Contactar y enviar información al titular mediante canales de comunicación físicos o digitales de forma manual o automática tal como llamadas telefónicas, videollamadas, mensajes de voz, mensajes de texto, mensajes de WhatsApp, correos electrónicos, formatos en la página web, redes sociales como Instagram, Facebook y Google ADS; para el ofrecimiento de productos/servicios o para verificar e informar el cumplimiento de las obligaciones contractuales adquiridas por las partes.
Gestionar de manera oportuna y clara las solicitudes, consultas, actualizaciones, rectificaciones o supresión de datos realizadas por la compañía INMIGRACIONOK LLC, relacionadas con el producto adquirido para llevar a cabo los trámites, normatividad vigente, procesos y procedimientos.
Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar seguimiento a su proceso, confirmación de datos personales y/o encuestas de satisfacción de servicio realizadas por Servicio al Cliente de la compañía INMIGRACIONOK LLC necesarias para el mantenimiento de la relación precontractual y contractual.
Permitir el registro de la información de datos personales en las bases de datos de la compañía INMIGRACIONOK LLC, con la finalidad de atender el servicio solicitado por el cliente, así como evaluar y generar datos estadísticos como indicadores para la formulación de nuevas políticas de servicios.
Autorizar el envío y el registro de la información pertinente tanto en medios físicos como digitales a entidades gubernamentales o judiciales para radicación de los documentos o formatos necesarios para los procesos de inmigración que sean objeto del contrato con el cliente.
Proporcionar información veraz y precisa durante los requerimientos de información que se realicen a lo largo de todo el proceso. Estos datos deben ser correctos y actualizados. La veracidad de la información garantiza la integridad y permite que a la compañía INMIGRACIONOK LLC pueda cumplir todos los trámites y acciones legales asociadas al caso en los tiempos indicados por nuestros asesores.
Permitir el acceso a registros fotográficos, grabaciones de video o audio de las reuniones realizadas con los ejecutivos de ventas, preparadores, asistentes de cartera, asistentes legales, abogados, agentes de servicio al cliente dirección de marketing realizadas por la compañía INMIGRACIONOK LLC, en cumplimiento de sus objetivos y funciones que se realicen como parte de los procesos operativos.
Gestión y tramite de solicitudes de inmigración desde su recopilación, procesamiento y almacenamiento de datos personales para llevar a cabo los trámites y gestiones necesarios relacionados con los servicios de inmigración ofrecidos por INMIGRACIONOK LLC
Uso de datos personales para establecer comunicación con los clientes tanto Titulares como Familiares, mediante correo electrónico, teléfono, WhatsApp u otros medios, para proporcionar información sobre el estado de sus solicitudes de inmigración, solicitando documentación adicional o respondiendo consultas por parte de los Agentes Comerciales, Asistentes de Cartera, Asistentes Legales, Asistentes de Servicio al Cliente.
Tratamiento de datos personales para cumplir con las obligaciones legales y regulatorias en materia de inmigración, como el cumplimiento de los requisitos y procedimientos establecidos por las autoridades migratorias.
Facturación y gestión financiera para llevar a cabo las actividades relacionadas con la Cartera de INMIGRACIONOK LLC como la facturación de los servicios prestados, la gestión de pagos y el mantenimiento de registros contables.
Mejora de servicios y atención al cliente mediante el análisis y uso de datos personales para evaluar y mejorar los servicios brindados por INMIGRACIONOK LLC, así como para brindar un mejor servicio al cliente, adaptando las soluciones a las necesidades individuales de los clientes.

Finalidades Tratamiento datos Personas que laboran en la Compañía.

Las siguientes son las finalidades del tratamiento de datos personales para las personas que ingresan a laborar a la empresa INMIGRACIONOK LLC :

Participantes en convocatorias de selección, los datos personales se utilizan exclusivamente para adelantar las gestiones relacionadas con los procesos de selección, garantizando el acceso restringido a las hojas de vida, exámenes médicos, información familiar respetando la privacidad de los candidatos.
Controlar el cumplimiento de los requisitos establecidos por el Sistema General de Seguridad Social, garantizando el adecuado manejo de los aspectos relacionados y el bienestar social de los empleados.
Realizar las actividades necesarias para cumplir con las obligaciones legales en relación con las personas que trabajan y trabajaron en la compañía, asegurando el cumplimiento normativo y la protección de sus derechos laborales.
Gestionar de manera eficiente los pagos de nómina, emisión de certificados de ingresos y retenciones, subsidios conforme a las disposiciones legales, y manteniendo registros claros y precisos de todas las transacciones.
Mantener y publicar el directorio de la compañía con el propósito de facilitar el contacto y la comunicación interna entre las personas de diferentes áreas para promover una mayor colaboración y la eficiencia en todos los procesos de la organización.
Mantenimiento de un archivo digital por cada persona que labora en la compañía y que permita tener acceso a la información relevante de cada contrato, asegurando una gestión segura de los documentos, registros relacionados y actualización de documentos durante su permanencia en la compañía
Los datos personales de menores o hijos de las personas que laboran en la compañía para efectos de actividades de bienestar familiar y otras actividades que comprendan el cumplimiento de las obligaciones legales establecidas en cajas de compensación familiar para su protección y salvaguardando sus derechos de acuerdo con la normativa vigente.

Finalidades Tratamiento datos Proveedores y Contratistas.

Las siguientes son las finalidades del tratamiento de datos personales para los Proveedores y contratistas que ingresan a laborar a la empresa INMIGRACIONOK LLC :

Manejo de los datos personales para procesos de selección y contratación de personas Freelance tanto en la contratación como en actividades asociadas garantizando una gestión eficiente y transparente.
Información para llevar a cabo todos los trámites internos que sean necesarios para cumplir con los pagos a proveedores y personas que laboran en modalidad freelance con el fin de garantizar las obligaciones contables y tributarias de la compañía.
La gestión administrativa de los pagos, la emisión de certificados de ingresos y retenciones para personas naturales y jurídicas para garantizar una adecuada gestión financiera.
Información para cumplir con las diferentes etapas contractuales en las relaciones con proveedores, contratistas y personas freelance, como la negociación de contratos y el seguimiento de cumplimiento de cláusulas y la gestión administrativa correspondiente.
Certificaciones contractuales solicitadas por los contratistas de la compañía, así como las solicitudes provenientes de los entes de control.
Mantenimiento de un archivo digital por contratista o proveedor que permita tener acceso a la información relevante de cada contrato, asegurando una gestión segura de los documentos y registros relacionados.
Además de las finalidades mencionadas, se determinarán otras finalidades en los procesos de obtención de Datos Personales, siempre en cumplimiento de la ley y en el marco de las funciones atribuibles a INMIGRACIONOK LLC, garantizando la privacidad y protección de los datos personales de acuerdo con la normativa vigente.

Tratamiento de Datos Sensibles.

La compañía INMIGRACIONOK LLC puede requerir el tratamiento de datos sensibles debido a la naturaleza misma de los servicios que brinda y las leyes y regulaciones relacionadas con la inmigración. Los datos sensibles son aquellos que revelan información personal especialmente protegida, como origen étnico o racial, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos de salud, orientación sexual y biométrica entre otros. A continuación, se presentan algunas razones por las cuales una empresa de inmigración puede necesitar el tratamiento de datos sensibles:

Para llevar a cabo trámites de inmigración, es posible que la empresa deba recopilar y procesar información relacionada con la nacionalidad, origen étnico o raza de los individuos. Estos datos son necesarios para verificar el cumplimiento de los requisitos legales de inmigración y garantizar la conformidad con las leyes migratorias aplicables.
El tratamiento de datos sensibles puede ser necesario para evaluar la elegibilidad de los individuos para diferentes tipos de visas, asilos o estatus migratorio. Por ejemplo, puede ser necesario recopilar información sobre algunos motivos asociados a creencias religiosas o raza o filiación política entre otros para determinados tipos de solicitudes.
En casos donde los individuos enfrenten situaciones legales o procesos judiciales relacionados con su estatus migratorio, la empresa de inmigración puede necesitar recopilar y utilizar datos sensibles para reconocer, ejercer o defender derechos legales en un proceso judicial como por ejemplo los datos biométricos.

Solo es posible el tratamiento de datos sensibles bajo el cumplimiento las siguientes condiciones:

El titular haya otorgado su consentimiento informado explícito para dicho tratamiento tanto para él como para sus familiares.
El tratamiento sea necesario para proteger el interés vital del Titular y este se encuentre incapacitado física o legalmente. En estos casos, los representantes legales serán quienes otorguen su consentimiento.
El tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial de inmigración para el Titular y/o sus familiares.
El tratamiento tenga fines históricos o estadísticos. En este caso, se deben tomar medidas adecuadas para garantizar que la información se trate de forma anónima.

Tratamiento de Datos de los Niños Menores y Adolescentes.

La compañía INMIGRACIONOK LLC puede verse en la necesidad de tratar datos de niños menores y adolescentes por diversas razones relacionadas con los servicios que ofrece. A continuación, se presentan algunas situaciones en las que podría ser necesario el tratamiento de datos de este grupo de edad:

Trámites migratorios familiares especialmente en situaciones en las que los padres o tutores legales están realizando este tipo de trámite que involucra a los niños, la compañía INMIGRACIONOK LLC podría necesitar recopilar y procesar datos personales de los menores para incluirlos en los procesos correspondientes. Es posible que se requiera el tratamiento de datos de niños y adolescentes en situaciones en las que su bienestar y protección sean consideraciones importantes, como en casos de adopciones internacionales, reagrupación familiar u otras circunstancias relacionadas con su estatus migratorio y que cumplan los siguientes parámetros y requisitos:

Los datos sean de naturaleza pública.
El tratamiento de datos responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Se garantice el respeto de sus derechos fundamentales.

Una vez que se cumplan los requisitos indicados anteriormente, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes debe otorgar la autorización o consentimiento informado, previa consideración del derecho del menor a ser escuchado. La opinión del menor será valorada teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Deberes de los responsables y encargados del Tratamiento de Datos.

Los siguiente son los deberes de los “Encargados” del Tratamiento de los datos:

Asegurar que la información suministrada al encargado del tratamiento sea veraz, completa, precisa, actualizada, verificable y comprensible, garantizando la calidad y confiabilidad de los datos compartidos.
Identificar y rectificar la información incorrecta y comunicar al encargado del tratamiento la corrección pertinente, asegurando la veracidad y precisión de los datos.
Mantener la información actualizada y comunicar de manera oportuna al encargado del tratamiento cualquier novedad relacionada con los datos previamente proporcionados, tomando las medidas necesarias para asegurar la actualización continua de la información compartida.
Como responsable del tratamiento, se garantizará que el Titular pueda ejercer plenamente su derecho de hábeas data, permitiendo el acceso y control sobre sus datos personales.
El responsable del tratamiento debe solicitar y conservar una copia de la autorización otorgada por el titular, cumpliendo con las condiciones establecidas por la ley para asegurar la legitimidad del tratamiento de los datos.
Informar de manera adecuada al “Titular” sobre la finalidad de la recolección de datos y los derechos que le corresponden en virtud de la autorización otorgada, brindando transparencia y claridad en la gestión de la información.
Conservar la información bajo condiciones de seguridad con el fin de evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos.
Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos que estén previamente autorizados de acuerdo con lo establecido por la ley, asegurando un tratamiento legítimo y acorde a las disposiciones normativas.
Generar procedimientos específicos para garantizar el cumplimiento adecuado de la ley, especialmente en la gestión de consultas y reclamos, asegurando una correcta aplicación de las disposiciones legales.
Exigir al encargado del tratamiento el respeto constante a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular, garantizando la protección y confidencialidad de los datos en todo momento.
Tramitar las consultas y reclamos presentados por los titulares en los términos establecidos por la ley, brindando una atención oportuna y adecuada a estas solicitudes.
Informar al encargado del tratamiento cuando exista una disputa en relación con cierta información por parte del titular, una vez que se haya presentado una reclamación y aún no se haya concluido el proceso correspondiente, asegurando la correcta gestión de la información en disputa.
A solicitud del titular, brindar información sobre el uso de sus datos, ofreciendo transparencia y claridad en el tratamiento de la información personal.
Informar a la autoridad de protección de datos en caso de violaciones a los códigos de seguridad y riesgos en la administración de la información de los titulares, garantizando una gestión adecuada y responsable de la seguridad de los datos personales.

Personas o Entidades que pueden solicitar la información.

La información que cumpla con los requisitos establecidos por la ley puede ser compartida con las siguientes personas:

A los titulares de los datos o sus representantes legales.
A las entidades públicas o administrativas que, en el ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, requieran acceso a la información para cumplir con sus responsabilidades.
A terceros autorizados por el titular de los datos o por disposición de la ley, siempre y cuando exista consentimiento expreso o una base legal que permita el acceso a la información.

Derechos del Titular.

Los derechos del titular brindan a los clientes el control y la capacidad de tomar decisiones sobre el uso y tratamiento de sus datos personales, asegurando que sean gestionados de manera adecuada y respetando su privacidad. Es crucial que los clientes estén al tanto de sus derechos y los utilicen como una herramienta para garantizar la transparencia en el manejo de sus datos:

Acceder a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento durante el proceso o servicio contratado como cartas, citaciones, formatos, declaraciones, pagos entre otros.
Solicitar la actualización y rectificación de su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento no haya sido autorizado.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información.
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.

Gestión de Solicitudes e Incidentes.

Todos los incidentes y eventos sospechosos sobre los datos deben ser reportados por el Titular lo más pronto posible a través de los canales internos establecidos por la compañía INMIGRACIONOK LLC. En caso de pérdida o divulgación de información sensible o confidencial, el Oficial de Seguridad debe ser notificado de inmediato para que inicie las investigaciones pertinentes.

El Oficial de Seguridad será responsable de gestionar las solicitudes de los usuarios y el ejercicio de sus derechos junto con la Dirección de Tecnología de la Información (TI) y la Dirección de Servicio de Atención al Cliente (SAC) de INMIGRACIONOK LLC. Para ello, los usuarios y clientes deben enviar sus consultas e inquietudes al correo electrónico experiencia.sac@inmigracionok.org , o envío de comunicación física a la dirección:

InmigracionOk LLC
425 Elmora Ave
Unidad 1,
Elizabeth, NJ 07208,
United States o America

Adicionalmente puede gestionar su solicitud en el número de teléfono +1 (908) 758-3931.

Los canales indicados anteriormente recibirán, procesarán y responderán las solicitudes de actualización, corrección o eliminación de datos personales, así como todas las solicitudes generadas por los clientes.

Para realizar Consultas, Reclamos o Modificación de Datos el cliente debe Enviar vía correo electrónico o carta física a la dirección indicada por INMIGRACIONOK LLC con la siguiente información del Titular y/o su representante legal.

Nombres y apellidos
Datos específicos a consultar o reclamo indicando el suceso.
Dirección física
Dirección de correo
Número telefónico Fijo y Celular
Número de identificación
Firma

Con el reporte enviado con el cliente se generará un diagnóstico con el fin de responder al cliente en un tiempo máximo de 15 días hábiles y adicionalmente debe garantizar que se tomen acciones para mitigar las causas que originaron el incidente, y asegurarse de que todo el proceso de gestión del incidente sea debidamente documentado, con el apoyo de la Dirección de Tecnologías e Informática (TI)

Transferencia de Datos.

INMIGRACIONOK LLC puede transferir datos personales a terceros que hagan parte de los procedimientos operativos de acuerdo con las funciones establecidas en la ley. En estos casos, se tomarán las medidas necesarias para asegurar que las personas que acceden a los datos cumplan con esta política, así como con los principios de protección de datos personales, confidencialidad y buen manejo.

Cuando INMIGRACIONOK LLC transfiera datos a uno o varios encargados, se establecerán cláusulas contractuales o se celebrará un contrato de transmisión de datos personales.

Este contrato especificará el alcance del tratamiento, las actividades que el encargado realizará en nombre del responsable para el tratamiento de los datos personales y las obligaciones del encargado hacia el titular y el responsable.
A través de este contrato, el encargado se comprometerá a cumplir con las obligaciones establecidas por el responsable en la Política de Tratamiento de la Información, y a tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada por los titulares y las leyes vigentes.

Además de las obligaciones establecidas por las normas aplicables en el contrato, el encargado también estará sujeto a las siguientes obligaciones:

Tratar los datos personales en nombre del responsable de acuerdo con los principios que los protegen.
Salvaguardar la seguridad de las bases de datos, fuentes de datos y repositorios que contengan datos personales.
Mantener la confidencialidad en el tratamiento de los datos personales, incluso la información histórica.
En caso de transferencia de datos, se cumplirán las obligaciones establecidas en la Ley RGPD (Reglamento General de Protección de Datos)

Transmisión de Datos.

INMIGRACIONOK LLC puede transmitir datos personales a terceros que hagan parte de los procedimientos operativos de acuerdo con las funciones establecidas en la ley. En estos casos, se tomarán las medidas necesarias para asegurar que las personas que acceden a los datos cumplan con esta política, así como con los principios de protección de datos personales, confidencialidad y buen manejo.

Manejo de Cookies

Las cookies corresponden a un archivo con datos que se guarda en el ordenador del usuario cuando visita una página. Este archivo guarda fragmentos de información que un sitio web almacena en su dispositivo cuando es visitado por los clientes. INMIGRACIONOK LLC utiliza las cookies para recopilar información sobre los clientes y es posible configurar su dispositivo para que le avise cada vez que se envíe una cookie o desactivar todas las cookies a través de la configuración de su navegador. Sin embargo, es preciso tener en cuenta que si desactiva las cookies, es posible que no pueda acceder a muchas características que mejoran su experiencia como visitante y que algunos de nuestros servicios no funcionen correctamente.

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